Мониторинг работы учреждений культуры в Ханты-Мансийском автономном округе — Югре

Регион

Ханты-Мансийский автономный округ ─ Югра.

Заказчик

Департамент культуры Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Отрасль

Культура.

Цель

Внедрить систему сбора отчетов, которая позволит оценить эффективность работы учреждений культуры в регионе.

Причины внедрения

До внедрения системы «Медведь» в организациях в сфере культуры Ханты-Мансийского автономного округа — Югры использовали другое программное решение. Работа с ним отнимала время, поскольку системе требовались частные обновления и дополнительные модификации. Департамент культуры Ханты-Мансийского автономного округа — Югры испытывал трудности в планировании свой работы, поскольку не получал нужную отчетно-аналитическую информацию от подведомственных учреждений вовремя. Кроме того, за каждый новый отчет или доработку приходилось доплачивать. Сроки внесения изменений отнимали время, что мешало пользоваться системой в полноценном режиме.

Требования к проекту

Внедрение единой системы сбора отчетов для 41 учреждения культуры.

Ежедневное получение актуальной и наглядной информации о деятельности всех подведомственных организаций и социально-экономических показателей в сфере культуры по региону.

Обучение сотрудников Департамента культуры Ханты-Мансийского автономного округа — Югры и его подведомственных организаций работе с системой.

Техническая поддержка пользователей.

Решение

До начала внедрения специалисты ГК ХОСТ провели комплексный анализ сетевой инфраструктуры, аппаратных и программных средств заказчика. После разработки основных компонентов системы сбора отчетов «Медведь» мы приступили к тестированию. Для этого на продуктовый сервер Департамента культуры установили программное обеспечение, загрузили нормативно-справочную информацию и создали учетные записи на компьютерах пользователей.

Архитектура технического решения состоит из системы управления базами данных (СУБД), сервера приложений, Web-сервера и блока прикладного программного обеспечения. Конфигурация серверного оборудования включает в себя операционную систему «MS Windows Server 2008 R2», систему управления баз данных «Oracle Database Standart Edition 10g», сервер приложений «Apache Tomcat» и платформу бизнес аналитики «Jasper Reports».

Работу системы сбора отчетов «Медведь» обеспечивают четыре подсистемы. Модуль «Хранилище данных» отвечает за обработку, хранение информации и предоставляет доступ к ней. В блоке «Статистическая отчетность» формируется сводная отчетность по всем учреждениям культуры Ханты-Мансийского автономного округа — Югра. «Рабочее место руководителя» представляет руководителю информацию о состоянии системы культуры региона и о деятельности учреждений в форме графиков и таблиц, а также на географических картах. Модуль «Администратор» обеспечивает редактирование, удаление информации в существующих справочниках. Здесь же происходит создание пользовательских групп и управление правами доступа. Система обеспечивает разграничение к данным и модулям с использованием ролевой модели. Идентификация пользователей производится на основе имени пользователя и пароля. Данные вводятся в программу при входе.

После успешного тестирования и обучения сотрудников работе с системой, на нее уже перешли остальные подведомственные учреждения. Установка программного обеспечения заняла всего 1 день.

Система позволяет:

• Формировать сводную отчетно-учетную, статистическую и аналитическую документацию.
• Создавать квартальные, полугодовые и ежегодные отчеты по формам, регламентированным Росстатом.
• Работать всем пользователям системы в едином информационном, методологическом и правовом пространстве, существенно экономя время на подготовку и сдачу отчетной документации.
• Проводить мониторинг работы учреждений культуры и оказываемых ими услуг. Сравнивать данные разных лет. Анализировать показатели посещаемости, доступности театров, музеев и кинотеатров в регионе, укомплектованности библиотек и др.
• Подавать информацию в виде понятных графиков, диаграмм, дашбордов и интерактивных карт. Система позволяет визуализировать динамику изменений по 10 аналитическим показателям от периода к периоду.
• Хранить отчетную документацию неограниченное время, уменьшая расходы на использование бумажных архивов и сокращать риски порчи документов.
• Самостоятельно настраивать и управлять правами доступа пользователей к информации.

Результаты:

• Автоматизирована деятельность 41 учреждения культуры в регионе, что помогло значительно сократить время на работу с отчетной документацией. Создано единое информационное, методологическое и правовое пространство для всех учреждений культуры и образовательных организаций в сфере культуры.
• Сотрудники сами создают и корректируют отчеты в системе, без привлечения сторонних технических специалистов. Количество отчетов не ограничено. «Медведь» позволяет собирать данные и формировать аналитику с любой периодичностью: ежедневно, за неделю, каждый месяц, квартал или год.
• Департамент культуры Ханты-Мансийского автономного округа — Югры теперь принимает стратегические решения на основе более 100 регламентированных и нерегламентированных отчетов. Они создаются в режиме онлайн и включают актуальные данные по общему числу учреждений, их посещаемости, уровню материально-технического обеспечения и количеству работников и др.
• Внедрение завершено в срок. ГК ХОСТ выполнила полный комплекс работ: от проектирования и тестирования программно-аппаратных компонентов, до внедрения региональной информационной системы и ее опытной эксплуатации.
• Ежедневная техподдержка пользователей отвечает на вопросы по работе с системой и оперативно устраняет возможные неисправности.

Преимущества

Низкая стоимость внедрения

В основе системы сбора отчетов «Медведь» лежит российская тиражируемая программная платформа, благодаря чему стоимость внедрения ниже аналогов.

Пользователи формируют отчеты сами

«Медведь» позволяет создавать отчеты самостоятельно, без привлечения программистов.

Неограниченное число отчетов

Пользователи могут делать любое число отчетов по необходимым для них формам. Это не влияет на стоимость системы.

Кастомизация

Функции системы можно доработать и расширить под индивидуальные задачи заказчика.

Единая онлайн-поддержка пользователей

Отвечает на вопросы по работе с системой в течение всего рабочего дня пользователей вне зависимости от места расположения конкретного учреждения культуры.